7 Tipps, um das richtige Kassensystem zu finden

Die Kasse ist das Herz jeder erfolgreichen Gastronomie. Eine gute Kassensoftware spart Zeit und sorgt zugleich für effizienteres Arbeiten und mehr Umsatz. Vor der Anschaffung eines Kassensystems sollte gut überlegt werden, welches infrage kommt und am besten passt. Die Auswahl ist riesig – der Markt unübersichtlich. Was sollte man bei der Auswahl bedenken? Die folgenden Tipps geben Hilfestellung und verschaffen einen Überblick.
 

Moderne Kassensysteme unterstützen bei der Beratung und Zusatzverkäufen.

 

1. Verkaufsförderung und intelligente Funktionen

Die Kasse dient heute längst nicht mehr nur der Abrechnung des Gastes. Durch intelligente Zusatzfunktionen ist sie ein effektives Tool zur Verkaufsförderung und Beratung. Zum Beispiel über geführte Bestellabfragen, Zwänge sowie sämtliche Informationen wie Allergene, Zusatzstoffe oder den aktuellen Rezeptbestand.

Kann ich Ihnen zum Apfelkuchen noch einen Kaffee oder Cappucino bringen? Die passende Frage zur richtigen Zeit steigert den Zusatzverkauf – allerdings muss der Service auch daran denken. Intelligente Kassensysteme wie das von gastronovi gewährleisten das Nachfragen bei der Bestellaufnahme und damit eine maximale Verkaufsförderung. Zudem können die Gäste dank der Software direkt am Tisch umfassend beraten werden.

 

2. Einfache Bedienung und Pflege

Wenn Artikel in der Kasse eigenständig und schnell gepflegt werden können, spart das nicht nur viel Zeit, sondern auch Kosten für mögliche Dienstleistungen. Eine intuitive Bedienung erleichtert die eigene Einarbeitung und die der Mitarbeiter. Gerade bei einer hohen Personalfluktuation und der beschränkten Zeit für die Einarbeitung ist das sehr wichtig. Neue und unerfahrene Mitarbeiter sollten den Umgang mit der Kasse in kürzester Zeit erlernen können und schnell einsatzfähig sein.

Hotelier Patrick Jäger schätzt eine hohe Usability bei einem Kassensystem: “Ein großer Vorteil ist, dass die Bedienung der Software selbsterklärend ist. Wir benötigen so gut wie keine Einarbeitungszeit.” Der Vize-Direktor des “Hotel Eden” in Spiez/Schweiz arbeitet mit der Lösung von gastronovi. Seine positiven Erfahrungen fasst er zusammen mit: „Wer ein Smartphone bedienen kann, kann sofort mit der Kasse arbeiten.“

 

3. Folgekosten beachten und prüfen

Ein niedriger Einstiegspreis ist oft verlockend, doch nach Vertragsabschluss können zahlreiche versteckte Folgekosten lauern. Auf mögliche Zusatzkosten ist daher zu achten: für Softwareupdates, Wartung, Buchhaltung, Datenarchivierung, Backups, IT-Infrastrukturen, Personalschulungen oder Konfigurations-/Individualisierungsaufwände. Hier hilft es bei den Anbietern nachzufragen und die Anbieter sorgfältig zu vergleichen.

Einen Vorteil versprechen cloudbasierte Systeme. “Bei unserer cloudbasierten Software entfallen lästige und kostenaufwendige Updates. Der Gastronom arbeitet automatisch immer mit der aktuellsten Version – und das ohne Aufwand und Zusatzkosten“, so Andreas Jonderko über seine Lösung gastronovi. „Der Gastronom muss sich im Grunde genommen um nichts kümmern, wir liefern ihm die Version frei Haus. Es bleibt seine ihm vertraute Software, und auch die Hardware kann er selbstverständlich weiter verwenden. Somit entfällt der Ärger, der bei Updates häufig entsteht.” Neben finanziellen Vorteilen schont die richtige Lösung also auch Zeit und Nerven.

 

4. Konformität mit dem Finanzamt

Um bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung auf der sicheren Seite zu sein und kostspielige Schätzung durch das Finanzamt zu vermeiden, sollte bei der Anschaffung eines Kassensystems auf die Finanzamtkonformität (GoBD, GDPdU, RKSV…) und erforderliche Exportmöglichkeiten wie z.B. zu DATEV geachtet werden.

 

Das passende Kassensystem unterstützt die Wunsch-Hardware, ist flexibel und zukunftsfähig und arbeitet natürlich finanzamtkonform.
 

5. Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit

Das Kassensystem sollte mit dem Geschäft und den Anforderungen mitwachsen können. Egal, ob man weitere Standorte eröffnet oder zusätzliche Funktionen nutzen möchte, wie z.B. ein Reservierungsmanagement oder eine professionelle Warenwirtschaft etc. Ein zukunftsfähiges System sollte flexibel und erweiterbar sein.

 

6. Transparenz und Kontrolle

Wer seine Kennzahlen im Blick hat, kann seine Gastronomie optimal auf Kurs bringen. Gute Kassensystems bieten die Auswertung der wichtigsten Kennzahlen in nur wenigen Sekunden – idealerweise mit zentraler Auswertung für alle Gastronomiebereiche und in Echtzeit.

So sagt Philipp Stummer, Geschäftsführer der „Addicted to Rock Bar & Burger“ in Wien, der mit gastronovi arbeitet: “Für uns sind die umfassenden Statistiken ein Riesenvorteil. Die Analyse ist Gold wert. So kann man rechtzeitig handeln, wenn Bedarf besteht.”

 

7. Robuste und individuelle Hardware

Ob stationär, mobil, im Außeneinsatz oder als Küchenmonitor in der Hitze der Küche: Eine Kasse muss viel aushalten können und sollte daher mit robuster und langlebiger Hardware einsetzbar sein. Manche Kassensysteme beschränken sich auf wenige Gerätetypen, andere sind hardwareunabhängig. Als Gastronom sollte man sich überlegen und durchrechnen, welche Hardware am besten passt. Das Kassensystem sollte die Wunsch-Hardware unterstützen bzw. kompatibel und flexibel für neue Gerätetypen sein.

“Wenn ein Handy oder Tablet kaputt gehen sollte, kann der Kellner mit einem anderen Handy ganz einfach weiterarbeiten und Buchungen vornehmen. Früher mussten wir immer teure Geräte anschaffen, seitdem wir mit gastronovi arbeiten, kann auch ein schon vorhandenes Smartphone verwendet werden. Das ist natürlich ein enormer Preisvorteil”, so Olaf Schäfer, Geschäftsführer der Play off Holding, über die Vorteile von hardware-unabhängigen Lösungen.