Personalmanagement mit Teamorientierung

So kann Euer Gastronomie- oder Hotellerie-Betrieb von Mitarbeiterintegration in der Personalplanung profitieren.

In kaum einer Branche steht der Mensch so sehr im Mittelpunkt wie in der Gastronomie. Und damit sind nicht nur die Kunden, bzw. die Gäste gemeint, sondern auch die Mitarbeiter. Die Gastronomie ist seit jeher ein personalintensives Gewerbe, weshalb die Personalkosten eine zentrale Kennzahl für Unternehmen der Branche darstellen. Gleichzeitig sind Qualifikation und Motivation der Mitarbeiter entscheidend für die Qualität der Produkte, des Services und somit letzten Endes für die Zufriedenheit der Gäste und den Unternehmenserfolg.

Eine gute Zusammenarbeit sorgt nicht nur für eine angenehme Arbeitsatmosphäre, sondern trägt auch zum Unternehmenserfolg bei.

Personalplanung spielt in der Gastronomie eine entscheidende Rolle

Leider wird sie jedoch allzu oft als leidiges Thema angesehen, mit dem sich niemand gerne befasst. Prozesse wie Dienstplanung und Abwesenheitsplanung sind traditionell zeitaufwändig, kompliziert und bergen enorm viel Konfliktpotenzial. Zu dieser Grundproblematik kommen oftmals fehlendes Fachwissen über Personalplanung, eingefahrene Strukturen sowie veraltete Systeme hinzu.

Die Lösung all dieser Probleme ist naheliegend, und weder kompliziert noch aufwändig: die Integration von Mitarbeitern in den Personalplanungsprozess spart Zeit und Kosten, steigert die Effizienz, führt zu einem besseres Betriebsklima und nicht zuletzt auch zu glücklicheren Kunden.

Papershift ist Spezialist im Bereich der Personalplanung und hat mit der Papershift Software Suite Werkzeuge geschaffen, die den Kunden die alltäglichen Aufgaben der Personalplanung – wie Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsplanung – wesentlich vereinfachen oder sogar komplett abnehmen.

Burger King Österreich bindet seine Mitarbeiter erfolgreich in die Personalplanung ein und nutzt dafür Tools von Papershift

Wir stellen Euch nun einige Möglichkeiten vor, wie Ihr Eure Mitarbeiter stärker in den Personalplanungsprozess einbinden könnt und welche Vorteile Ihr damit erzielen könnt. 

1. Dienstplanung

Die größte Herausforderung in der Dienstplanung ist es, die Terminkalender und Tagesabläufe von unterschiedlichsten Menschen unter einen Hut zu bringen. Gleichzeitig müssen die Qualifikationen der Mitarbeiter berücksichtigt, Vorlieben beachtet und im Allgemeinen dafür gesorgt werden, dass das Geschäft läuft.

Langfristig muss der Personalbedarf gedeckt werden und zwar im besten Fall so, dass ein effizientes Verhältnis von Umsatz und Personalkosten besteht und die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Hier bietet ein Online Dienstplan einen entscheidenden Vorteil: Mitarbeiter können selbst Verfügbarkeiten einstellen oder sich auf konkrete Schichten bewerben. Der Vorgesetzte muss bei der Dienstplanerstellung nur noch die Bewerbungen und Verfügbarkeiten sichten, diese genehmigen oder ablehnen und Mitarbeiter Schichten zuweisen.

Der Papershift Online Dienstplan sorgt für Transparenz und Fairness bei der Dienstplanung

Euren perfekten Dienstplan könnt Ihr natürlich auch als Vorlage für die Zukunft verwenden. Der Vorteil langfristiger Dienstplanung: Eure Mitarbeiter können ihr Privatleben besser nach ihren persönlichen Bedürfnissen planen. Dabei muss natürlich gewährleistet sein, dass der Vorgesetzte flexibel auf einen geänderten Personalbedarf, z. B. durch krankheitsbedingte Ausfälle, reagieren kann. Mit dem Papershift Online Dienstplan könnt Ihr einfach freie Schichten per Mail an Eure Mitarbeiter schicken und wer Zeit und Lust hat, kann sich darauf bewerben.

Dadurch, dass Papershift fortlaufend die hinterlegten Stundenkonten der Mitarbeiter überwacht und auf Basis der geplanten Arbeitszeiten aktualisiert, habt Ihr außerdem immer den aktuellen Überblick über Soll- und Ist-Stunden und erreicht eine effiziente Auslastung, ohne die Gefahr, dass Mitarbeiter ihre Soll-Stunden überschreiten.

 

2. Arbeitszeiterfassung

Was die Erfassung der Arbeitszeiten angeht, sind die Bedürfnisse der Vorgesetzten und der Angestellten relativ ähnlich: die Zeiterfassung soll einfach, präzise und zuverlässig sein. Papershift stellt verschiedene Möglichkeiten bereit, wie Mitarbeiter selbstständig, zuverlässig und genau ihre Arbeitszeiten stempeln und auch einsehen können. Der Vorteil für die Mitarbeiter: sie besitzen mehr Selbstbestimmungsrecht und Kontrolle und fühlen sich gleichzeitig weniger überwacht.

Der Vorteil für den Vorgesetzten: Er hat trotzdem den Überblick über die Zeiterfassung und kann durch individuell definierte Stempelregeln oder die obligatorische Identifikation der Mitarbeiter bei jedem Stempelvorgang, z. B. per PIN oder Unterschrift, die Zeiterfassung regulieren.

Mit der Stempeluhr-App von Papershift können Mitarbeiter schnell und präzise ihre Arbeitszeiten erfassen

Außerdem ist die Papershift Stempeluhr-App für Smartphones und andere mobile Endgeräte mit iOS und Android die perfekte Lösung für die mobile Zeiterfassung außer Haus, z. B. für Lieferdienste oder Foodtrucks.

 

3. Urlaubsplanung

Wer hart arbeitet, soll seinen Urlaub auch ohne schlechtes Gewissen oder negative Gefühle genießen können. Für eine entspannte und konfliktfreie Urlaubsplanung ist es hilfreich, wenn Mitarbeiter ihren Urlaub langfristig planen. Mit Papershift können Eure Mitarbeiter ihren Urlaub selbst eintragen, der Vorgesetzte muss die Anträge nur noch genehmigen. Damit trotzdem jederzeit gesichert ist, dass der Betrieb aufrechterhalten werden kann, könnt Ihr im Gegenzug frühzeitig Urlaubssperrzeiten veröffentlichen. So ermöglicht Ihr es Euren Mitarbeitern, ihren Urlaub fair zu planen und berücksichtigt gleichzeitig die individuellen Wünsche und Bedürfnisse.

Mit der Stempeluhr-App von Papershift können Mitarbeiter schnell und präzise ihre Arbeitszeiten erfassen

 

4. Mitarbeiter-Onboarding

Kommt ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen, fällt immer besonders viel Papierkram an. Oft genug müssen Vorgesetzte oder HR-Mitarbeiter wochenlang Dokumenten hinterherlaufen, im Gegenzug muss der neue Mitarbeiter neben der neuen Umgebung, den neuen Aufgaben und neuen Kollegen auch noch an seine persönlichen Dokumente denken.

Mit Papershift kann dieser Prozess für beide Seiten stressfreier gestaltet werden. Mit dem Papershift Mitarbeiter Checkin können neue Mitarbeiter den Personalbogen online selbst ausfüllen und ihre persönlichen Dokumente hochladen. So hat der Mitarbeiter jederzeit den Überblick über seine Daten und darüber ob alle relevanten Dokumente vorliegen.

Lasst eure Mitarbeiter selbst ihre Personalakte füllen, so gestaltet Ihr das Onboarding neuer Mitarbeiter stressfreier

Auch hier muss der Vorgesetzte nur prüfen, ob alle verlangten Informationen vorhanden sind. Dadurch, dass die Dokumente digital in der Papershift Cloud abgelegt werden, fällt zudem weniger Papierkram an und die Informationen sind jederzeit von jedem Ort über den Online-Zugang verfügbar.

 

Fazit

Wie Ihr seht, bietet die Einbindung von Mitarbeitern in die Personalplanung viele Chancen: mit wenig Aufwand kann die Transparenz in eurem Betrieb erhöht, die Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern verbessert, Zeit gespart und allgemein die Personalplanung verbessert werden.

Und mit den Tools von Papershift verlaufen Umstellung und Betrieb der Online Personalplanung auch schnell und reibungslos. Unsere Erfahrung zeigt, dass alle Beteiligten von diesem Schritt profitieren: Vorgesetzte, Mitarbeiter und natürlich auch die Kunden.

Ihr seid neugierig darauf, was Papershift in eurem Unternehmen bewirken kann? Auf unserer Website findet Ihr mehr Informationen zu unseren Produkten und könnt alle Papershift Funktionen 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen.

 

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